Privacyverklaring Oranje Fonds

Het Oranje Fonds wil dat niemand er alleen voor staat en iedereen mee kan doen in onze samenleving. Deze sociale missie maakt het essentieel voor het Oranje Fonds om samen te werken met iedereen die eraan wil bijdragen en meedoen. Waarbij iedereen welkom is, vanuit individuele betrokkenheid of namens een organisatie of bedrijf.

Jouw betrokkenheid is heel belangrijk voor het Oranje Fonds, bijvoorbeeld wanneer je:

meedoet aan onze activiteiten;
een aanvraag doet voor een financiële bijdrage;
het Oranje Fonds financieel steunt;
op de hoogte wil zijn van onze activiteiten.

De verwerking van jouw persoonsgegevens

Met deze privacyverklaring willen wij je helder informeren hoe wij zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens. Neem je contact met ons op als je vragen of opmerkingen hebt? Deze privacyverklaring - voor het laatst aangepast op 14 maart 2024 - is van toepassing op het gebruik van persoonsgegevens door het Oranje Fonds.

Wij zijn verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens

Het Oranje Fonds is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens en doet dit zorgvuldig. Dit betekent dat we vertrouwelijk met je persoonsgegevens omgaan, maatregelen hebben genomen om uw persoonsgegevens te beschermen en je gegevens verwijderen wanneer we deze niet meer nodig hebben voor onze werkzaamheden.

De persoonsgegevens worden verwerkt door:
Stichting Oranje Fonds
Postbus 90 - 3500 AB Utrecht
Maliebaan 18 - 3581 CP Utrecht
T: 030 6564524 (van 9.00 tot 17.00 uur)
E: contact@oranjefonds.nl
KvK nummer:41151564

Privacy officer:
Dhr. B.M. (Berrie) Jurg
T: 0306564524 (ma, di, wo, do, vr)
E: berrie.jurg@oranjefonds.nl

De momenten waarop wij jouw persoonsgegevens ontvangen

Stichting Oranje Fonds ontvangt de persoonsgegevens van jou, zoals jij die verstrekt via onze websites, post, e-mail of telefoon.

Een aantal voorkomende situaties:

je wilt een financiële bijdrage aanvragen voor een project van jouw organisatie of meedoen aan een van onze campagnes. Wij ontvangen in dat geval jouw persoonsgegevens via webformulieren in Mijn Oranje Fonds. Of wanneer je contact hebt met onze projectadviseurs via e-mail of telefoon;
je wilt deelnemen aan onze activiteiten. Wij ontvangen in dat geval jouw persoonsgegevens via formulieren op onze websites. Of wanneer je contact hebt met ons Campagneteam via e-mail, telefoon of chat.
je doet een gift aan het Oranje Fonds. Wij ontvangen in dat geval via onze webformulieren of contact per e-mail, telefoon, je naam, adres en IBAN. Dat zijn persoonsgegevens die nodig zijn voor het registreren en verder verwerken van jouw gift.
je wilt op de hoogte zijn van de activiteiten van het Oranje Fonds en schrijft je in voor een van onze e-mail nieuwsbrieven. Wij ontvangen jouw toestemming met datum, je initialen, voornaam, achternaam en e-mailadres. Uiteraard kun je je voor elke nieuwsbrief uitschrijven.
je gaat een overeenkomst aan met het Oranje Fonds. Wij ontvangen gegevens via onze webformulieren of contact per e-mail of telefoon of tijdens een gesprek.

We kunnen jou keren kennen in verschillende situaties en daarbij jouw persoonsgegevens opslaan). Zo kan het zijn:

dat wij jouw persoonsgegevens ontvangen als particulier persoon. Voorbeelden: je wilt Maatje worden, doet een gift of word Vriend van het Oranje Fonds.
en dat wij jouw persoonsgegevens ontvangen als contactpersoon van organisatie, zoals een stichting of bedrijf. Voorbeelden: je doet een aanvraag voor een financiële bijdrage namens jouw stichting. Je hebt contact met ons rond een gift van jouw bedrijf. Je hebt contact met ons over een Oranje Fonds op Naam van jouw organisatie.

In dat geval verwerkt het Oranje Fonds jouw persoonsgegevens per (soort) relatie, voor de juiste dienstverlening en om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Persoonsgegevens

Het Oranje Fonds kan – afhankelijk van de situatie - de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

voorletters, voornaam en achternaam;
geslacht, geboortedatum, geboorteplaats;
adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres;
bankrekening;
functie;
IP-adres;
beeldmateriaal;
eventuele overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bij het aanvragen van een bijdrage, meedoen aan een activiteit, aanmelding voor een bijeenkomst (bijvoorbeeld dieetwensen), donatie, of aangaan van een overeenkomst.

Doeleinden

Het Oranje Fonds verwerkt persoonsgegevens voor goede, efficiënte en verbetering van dienstverlening die bijdraagt aan het kunnen verwezenlijken van onze missie. Daarbij gaat het om de volgende doeleinden:

informeren en toesturen van materiaal over onze activiteiten*;
werving van deelnemers voor onze activiteiten;
afhandeling van aanvragen voor financiële bijdrage aan projecten of deelname aan campagnes;
werving van (potentiële) donateurs;
onderzoek naar impact en beleving van onze activiteiten;
duurzaam betrekken van ons actieve netwerk van deelnemers, (potentiële) donateurs en aanvragers bij het verwezenlijken van onze missie.

Verder verwerken wij persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

het verrichten van administratieve handelingen: facturering, donaties en betalingen;
vanwege (wettelijke) financiële en fiscale verplichtingen of het afhandelen van klachten;
sollicitaties en personeelsadministratie.

* een deel van onze relaties, die bijvoorbeeld een Fonds op Naam hebben afgesloten of soortgelijke overeenkomst, sturen wij enkele malen per jaar e-mail over zaken zoals het verschijnen van ons jaarverslag. Deze relaties hebben in iedere mail een opt-out optie.

Grondslagen

Het Oranje Fonds verwerkt bepaalde persoonsgegevens gebaseerd op minimaal een van de volgende grondslagen als genoemd in artikel 6 AVG:

toestemming van de betrokkene;
uitvoeren van een overeenkomst;
wettelijke verplichting.

Tevens verwerken wij persoonsgegevens omdat het Oranje Fonds hier gerechtvaardigde belangen bij heeft. Deze zijn:

de bescherming van financiële belangen;
het duurzaam en afgestemd betrekken van ons actieve netwerk bij het verwezenlijken van onze missie;
onderzoek naar impact en beleving van onze activiteiten.

Verstrekking aan derden

Met onze programma’s en campagnes brengt het Oranje Fonds personen met elkaar in contact voor deelnemen, samenwerking en/of kennisdeling. Daarbij kan het Oranje Fonds persoonsgegevens uitwisselen met derden. Bijvoorbeeld:

je hebt interesse om maatje te worden (Maatjes Gezocht) of komt in actie tijdens onze campagne NLdoet. In dat geval geven wij voorafgaand en bij jouw aanmelding aan dat je gegevens worden uitgewisseld met de organisatie die het Maatjesproject of de NLdoet-activiteit uitvoert. Zodat de organisatie contact met je kan opnemen over jouw deelname.
je bent contactpersoon van een organisatie die meedoet aan een van onze programma’s, zoals het ‘Corona Sociaal Herstelfonds’ of 'Groeiprogramma V: Pioniersprogramma'. Bij de start van het programma spreken de contactpersonen van de deelnemende organisaties met het Oranje Fonds af hoe zij tijdens het programma omgaan met de onderlinge uitwisseling van persoonsgegevens. Zodat deelnemers kunnen samenwerken en kennisdelen.

Verder kunnen wij in het kader van onze dienstverlening persoonsgegevens uitwisselen met derden. Dat komt voor in de volgende situaties:

het Oranje Fonds maakt voor de bovengenoemde doeleinden gebruik van diensten van derden, zoals leveranciers op gebied van ICT, Fondsenwerving, verzendhuizen, onderzoek, verzekeringen en (personeels)administratie. In dat kader worden aan deze derden persoonsgegevens verstrekt. Deze derden mogen jouw persoonsgegevens alleen verwerken voor de afgesproken doeleinden en binnen de voorwaarden van een onderlinge verwerkersovereenkomst. In alle gevallen zorgt het Oranje Fonds ervoor dat deze derde partijen voldoen aan voldoende waarborgen op het gebied van privacy en beveiliging.

Bij een wettelijke verplichting:

jouw persoonsgegevens kunnen verstrekt worden aan derden wanneer het Oranje Fonds aan een wettelijke verplichting moet voldoen.

Het Oranje Fonds zal jouw gegevens niet verstrekken voor commerciële doelen.

Hoelang bewaren wij jouw gegevens?

Het Oranje Fonds zal jouw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die wij in deze privacyverklaring noemen. Dit betekent dat jouw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Wij hanteren verschillende bewaartermijnen naar gelang de aard van de situatie. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden, vanwege wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht. In dat geval worden jouw gegevens zeven jaar bewaard. Er kan een voor het Oranje Fonds bijzonder belang zijn om je gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld in relatie tot een contract of anderszins juridische overeenkomst.

Wanneer je gebruik maakt van jouw recht op verwijdering, wordt gekeken of er sprake is van wettelijke bewaarplicht zoals de fiscale bewaarplicht.
Verder worden jouw gegevens verwijderd als je niet meer deel uitmaakt van ons actieve netwerk. Is er sprake (geweest) van:

een financiële bijdrage van het Oranje Fonds of een gift aan het Oranje Fonds? Dan bewaren wij persoonsgegevens 7 jaar.
deelname aan een activiteit, campagne of programma zonder financieel aspect? Dan bewaren wij persoonsgegevens 4 jaar.
contact in het kader van werving van deelnemers of donateurs dan wel een informatieverzoek? Dan bewaren wij persoonsgegevens maximaal 2 jaar.
contact in het kader van een sollicitatie, of andere duidelijk eenmalig contactmoment? Dan bewaren wij persoonsgegevens maximaal 3 maanden.

Hoe beveiligen we jouw gegevens?

Wij vinden het belangrijk dat jouw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang van je persoonsgegevens. Daarom heeft het Oranje Fonds de volgende maatregelen getroffen:

maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van verwerkingssystemen te garanderen;
maatregelen gericht op het tijdig kunnen herstellen van de beschikbaarheid van en de toegang tot persoonsgegevens bij een fysiek of technisch incident;
en we hebben adequate procedures voor het periodiek evalueren van de doeltreffendheid van de genomen veiligheidsmaatregelen (o.a. security-audits).

Op technische vlak hebben we o.a. de volgende maatregelen genomen:

twee factor authenticatie, logging, up to date firewalls en virusscanners, software tegen malware-aanvallen, het periodiek maken van back-ups, software en procedures waarmee de verantwoordelijke of verwerker wordt geattendeerd op het dreigende verstrijken van een bewaartermijn.

Daarnaast hebben we volgende organisatorische maatregelen genomen:

het beperken van de kring van functionarissen die toegang hebben tot bepaalde persoonsgegevens tot die personen die de gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun werkzaamheden;
het verlenen van toegang aan deze personen tot enkel persoonsgegevens die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun werkzaamheden;
het overeengekomen van een geheimhoudingsbeding met een boeteclausule met alle personen aan wie toegang tot persoonsgegevens zal worden verleend;
het bewaren van persoonsgegevens op servers in een afgesloten ruimte;
het bewaren van papieren dossiers in afsluitbare kasten;
het creëren van informatieveiligheidsbewustzijn onder medewerkers;
het opstellen van duidelijke protocollen en procedures voor het tijdig en doeltreffend behandelen van informatiebeveiligingsincidenten en zwakke plekken in de beveiliging;
het houden van adequaat toezicht op de naleving van protocollen en wet- en regelgeving.

Analyse netwerk

Het Oranje Fonds streeft naar het duurzaam betrekken van zijn actieve netwerk. Dat wil zeggen aanvragers, deelnemers en (potentiële) donateurs die bijdragen aan het verwezenlijken van onze missie. Om dit te kunnen doen maken wij analyses. Dit doen wij om onze informatie af te stemmen en voor evaluatie en analyse. Wat vinden aanvragers, deelnemers en donateurs belangrijk? Waar doen ze graag aan mee?

Analyse websitebezoek

Het Oranje Fonds gebruikt cookies (en daarmee vergelijkbare technieken). Met deze cookies kunnen wij en derde partijen jouw internetgedrag binnen en soms ook buiten onze website volgen. Hiermee kunnen wij en derde partijen advertenties aanpassen aan jouw interesses en kun je informatie delen via social media. Door verder gebruik te maken van deze website ga je hiermee akkoord.

Wat zijn cookies? Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestandjes die jouw computer of mobiele apparaat opslaat wanneer u één van onze websites of apps gebruikt. Door gebruik te maken van cookies zorgen wij er bijvoorbeeld voor dat:

het surfen op de websites van het Oranje Fonds makkelijker voor jou wordt;
we kunnen meten hoe onze websites en apps worden gebruikt en waar we deze nog kunnen verbeteren;
we kunnen registreren hoe vaak een advertentie wordt vertoond om zo de advertenties beter op jouw behoeften en interesses af te stemmen en te voorkomen dat je een bepaalde advertentie te vaak ziet.

Via onze websites worden ook cookies van derden geplaatst. Op het gebruik van cookies door andere bedrijven is het privacy- en cookiebeleid van het desbetreffende bedrijf van toepassing. Welke cookies gebruiken wij? Hieronder lees je meer over de cookies die gebruikt worden door en via onze website en voor welke doeleinden wij deze cookies gebruiken:

Functionele cookies. Deze zorgen ervoor dat onze websites correct kunnen functioneren. Denk bijvoorbeeld aan de functionaliteiten 'login'.
Met Analytics cookies. Hiermee verzamelen wij statistieken van de gebruikers van onze websites. Door website gebruik te meten kunnen wij onze websites blijven verbeteren in het voordeel van onze gebruikers.
Social media cookies van derden. Dit zijn cookies die functionaliteiten van social media websites mogelijk maken. Denk hierbij aan een Google-plattegrond met interactieve routebeschrijving, een 'like'-knop voor Facebook of het uitwisselen van informatie, zoals het delen van pagina’s via social media of retargeting via Google Ads.

Om onze website te verbeteren en te optimaliseren voor onze websitebezoekers gebruiken wij Hotjar. Hotjar is een tool dat ons helpt om het gedrag van onze websitebezoekers beter te begrijpen. Hierbij kijkt het o.a. naar hoeveel tijd bezoekers op pagina’s blijven, op welke links er wordt geklikt en wat voor content ze wel of niet leuk vinden. Dankzij deze informatie kunnen wij onze website blijven optimaliseren. Om deze informatie te vergaren gebruikt Hotjar cookies en andere technologieën. Daarnaast kijken we naar data zoals je IP-adres (alleen tijdens je sessie en geanonimiseerd opgeslagen), schermgrootte van het apparaat, apparaattype, browserinformatie, geografische locatie (alleen land) en de voorkeurstaal. Alle data wordt door Hotjar in een veilige omgeving opgeslagen. Het is Hotjar contractueel verboden om namens ons verzamelde gegevens te verkopen.

Jouw rechten als het gaat om jouw persoonsgegevens

Je hebt het recht om een verzoek te doen tot inzage, correctie of verwijdering of overdracht van jouw persoonsgegevens.
Wanneer je een verzoek doet, willen wij in de eerste plaats beoordelen of we jouw verzoek kunnen behandelen. Wat kan meewegen is bijvoorbeeld de vraag of we jouw identiteit kunnen vaststellen of wanneer je korter dan zes maanden geleden een vergelijkbaar verzoek deed.
Wij kunnen jouw verzoek weigeren wanneer de rechten van derden zwaarder wegen. Wij zullen dan schriftelijk motiveren waarom we niet aan het verzoek kunnen voldoen.
Je hebt het Recht van Verzet. Dit betekent dat jij je kunt verzetten tegen het gebruik door het Oranje Fonds van jouw gegevens voor charitatieve doeleinden.
Je hebt de mogelijkheid een klacht in te dienen over het gebruik van persoonsgegevens door het Oranje Fonds. Dat kan via dit pagina. Komen we er samen niet uit, dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Heb je vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring? Wil je een verzoek doen over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact op met:

Stichting Oranje Fonds
T.a.v. de heer B.M (Berrie) Jurg
Postbus 90 - 3500 AB Utrecht
T: 030 6564524 (ma, di, wo, do)
E: berrie.jurg@oranjefonds.nl

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 14 maart 2024. Stichting Oranje Fonds kan deze privacyverklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden je daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van wijzigingen.