Verantwoording en evaluatie

• De beste onderbouwing is een uitdraai van de daadwerkelijk gemaakte uren uit een urenregistratie. Hiervoor zijn eenvoudige (gratis) Apps te gebruiken zoals Chimps. 
• Of onderbouw de personeelskosten die zijn gemaakt met een uitdraai van een grootboekrekening. Deze laat je ondertekenen door een tekeningsbevoegd persoon uit de organisatie. Als bestuurders gezamenlijk bevoegd zijn, vragen we twee handtekeningen. 
• Gebruik géén loonstroken ter onderbouwing van personeelskosten.  
• De minimum onderbouwing voor het Oranje Fonds is dat je een pdf maakt van het urenoverzicht en deze laat ondertekenen door een tekeningsbevoegd persoon uit de organisatie.

Als je een bedrag hebt opgenomen voor de inzet van de vrijwilligers, dan is dat zichtbaar in de begroting èn de dekking van je project. Bij de eindverantwoording is het belangrijk dat je onderbouwt of - en zo ja welke - kosten zijn gemaakt. 

• Gaat het om de kosten voor het opvragen van een VoG? Stuur dan de factuur mee.  
• Gaat het om het onderbouwen van vrijwilligersuren? Dan volstaat het als de bestuurder een urenoverzicht ondertekent waarop staat dat de inzet (bijvoorbeeld bij een verbouwing) inderdaad is gedaan. 
• Voor de maximale vrijwilligersvergoeding hanteren wij de geldende regels van EUR 2.100,- per jaar per persoon (2024) 

• Bij de begroting kun je een post ‘onvoorzien’ opnemen. De verantwoording vindt achteraf plaats op basis van werkelijk gemaakte kosten. De kosten die kunnen worden onderbouwd met facturen graag op deze manier verantwoorden.  
• Voor kosten onder de honderd euro (met een totale maximum waarde van 500 EUR) is geen onderbouwing met een factuur nodig. 

Ja, dat kan. In het verantwoordingsformulier vind je een sjabloon en verdere instructies om gebruik te maken van de bulkimport. Let hierbij wel op dat we voor de gemaakte kosten alsnog facturen verwachten. Deze kan je uploaden nadat je de posten hebt opgevoerd.

Als de gemaakte kosten lager zijn dan gedacht en het project is afgelopen, dien je de verantwoording in. Wij bekijken dan wat de hoogte is van het bedrag dat over is (overschot) en verrekenen dit met de andere financiers ‘naar rato’. Dat betekent (als wij één van de drie financiers zijn) dat wij 1/3 van het overschotbedrag terug zullen vorderen.

Je krijgt een brief waarin staat dat je dit terug betaalt aan het Oranje Fonds. Dit komt dan weer ten goede aan een andere organisatie.  

Als het project nog niet helemaal is afgelopen, kun je een verzoek indienen om de einddatum van het project iets uit te stellen.

Als de eigen bijdrage lager is dan begroot, vragen we om dit goed toe te lichten. Wat is de reden hiervan? Als er sprake is van een groot eigen vermogen, zullen wij een lagere eigen bijdrage niet accepteren.

Deze inkomsten (bijvoorbeeld Crowdfunding)  neem je alleen op bij de verantwoording als dit ook in het oorspronkelijke dekkingsplan was vermeld. Anders niet.

Het kan zijn dat één van de voorwaarden in de toezeggingsbrief is dat je moet verantwoorden met een accountantsverklaring. Als onze bijdrage hoger is dan €50.000,- is dit standaard.  

Het gaat dan echt om een goedkeurende verklaring van een RA accountant. Een samenstellingsverklaring of een rapport van bevindingen is onvoldoende. Mocht deze voorwaarde van toepassing zijn, zorg er dan voor dat de verklaring onafhankelijk is opgesteld en dat het Oranje Fonds op de verklaring zelf vermeld staat.  
Op onze website staat dit in detail uitgelegd, lees dit goed. 

Bij deze accountantsverklaring hoort ook een door de accountant ondertekend financieel overzicht. 

100% van de kosten moet worden onderbouwd. De facturen moeten (indien mogelijk) op naam van de organisatie staan. Wij accepteren geen bonnen die dateren van vóór de datum waarop je de projectaanvraag bij het Oranje Fonds hebt ingediend. En we accepteren ook geen offertes voor werk dat nog geleverd moet worden. Deze mogen niet worden meegenomen in de verantwoording.   

Als je geen bijlage hebt, geef je een toelichting waarom. Voor kosten onder de honderd euro (met een totale maximum waarde van €500,-) is geen onderbouwing met een factuur nodig. Let op: er wordt wel een factuurdatum gevraagd. Vul daar de datum van vandaag in.

Je wordt gevraagd om een inhoudelijke rapportage te uploaden. Met een inhoudelijke rapportage vertel je hoe het project verlopen is, welke resultaten je behaald hebt en wat de organisatie van het project geleerd heeft. Je mag hiervoor een eigen sjabloon gebruiken, of gebruikmaken van ons evaluatieformulier.

Deze manier van verantwoorden verandert nog NIET. De verantwoording verloopt op de manier die je gewend bent. In principe vindt de eindafrekening aan het einde van de gehele periode plaats. Tussentijds vragen wij om een inhoudelijke rapportage, financiële voortgangsrapportage en meerjarenbegroting. Op basis van deze informatie nemen wij een besluit over een bijdrage voor het volgende projectjaar. Meer informatie kun je hier vinden.