Beoordeling
Je hebt een aanvraag bij ons ingediend, maar wat gebeurt er vervolgens met jouw aanvraag? We leggen graag uit welke stappen we nemen. Dat hangt wel af of we jouw aanvraag in behandeling nemen of afwijzen. Vanaf het eerste moment zijn er trouwens meerdere adviseurs bij jouw aanvraag betrokken. Een besluit over jouw aanvraag gebeurt dus nooit door één adviseur.
Stap 1: registratie
We registeren jouw aanvraag zodra die bij ons binnenkomt via Mijn Oranje Fonds. Jij krijgt een ontvangstbevestiging. Het registratienummer van je aanvraag is ook het dossiernummer. Daarin leggen we alle informatie over je project vast. In al onze verdere correspondentie over jouw project gebruiken we dit nummer. Als je contact met ons opneemt over je aanvraag, is het handig om dit nummer bij de hand te hebben.
Stap 2: eerste beoordeling: aanvraag in behandeling of directe afwijzing
Elke week verdelen we alle nieuw binnengekomen aanvragen over de projectadviseurs. Zij vergaderen eens per week over de nieuwe aanvragen. Tijdens het overleg bespreken we of een aanvraag bijdraagt aan onze doelstelling en voldoet aan onze criteria. Vervolgens krijgt elke projectadviseur een aantal aanvragen toegewezen. Aanvragen waarvan duidelijk is dat die niet voldoen aan onze doelstelling en criteria worden direct afgewezen. Een projectadviseur informeert een aanvrager zo snel mogelijk over de afwijzingsgrond. De overige aanvragen nemen we in behandeling.
Stap 3: aanvraag in behandeling: aanvullende informatie
Nadat een aanvraag in behandeling is genomen, streven wij ernaar jouw binnen zes weken te informeren. In de meeste gevallen stellen wij aanvullende vragen over de aanvraag of vragen we ontbrekende stukken op.
We ontvangen jouw gegevens en antwoorden graag uiterlijk binnen vier weken na dagtekening van deze mail. Je reactie en bijbehorende documenten dien je te uploaden via jouw eigen Mijn Oranje Fonds-account. Hier kun je ook zelf de status van je aanvraag volgen. Als je hierbij onze ondersteuning nodig hebt, dan kun je altijd contact met ons opnemen. Opsturen per post of e-mail is dus niet meer nodig. Na ontvangst van de gevraagde stukken berichten wij je binnen zes weken schriftelijk over de verdere gang van zaken.
Stap 4: besluitvorming
Positief advies
Als de adviseur een compleet beeld heeft van jouw aanvraag, schrijft hij of zij een advies. Als het om een bijdrage gaat tot € 10.000,= wordt dit advies beoordeeld door een collega-adviseur. In het geval van een hogere bijdrage nemen we een besluit over jouw aanvraag in een tweewekelijkse vergadering van projectadviseurs en het hoofd projectadvies. Vervolgens neemt ons managementteam een besluit als het om bijdragen hoger dan € 50.000,= gaat. Als de bijdrage hoger is dan € 150.000,= neemt ons bestuur een besluit.
Negatief advies
Over een negatief advies wordt altijd een besluit genomen in de tweewekelijkse vergadering van adviseurs. De aanvrager krijgt zo snel mogelijk bericht over de besluitvorming.
Meerjarenaanvraag
Het kan zijn dat we een aanvraag voor meerdere projectjaren krijgen. Nadat wij een positief besluit hebben genomen over het gehele project vragen wij je aan het eind van elk projectjaar de volgende informatie in te dienen:
- Een verslag over de behaalde resultaten en inspanningen.
- Een plan voor het volgende projectjaar met (eventueel bijgestelde) doelen voor dat jaar.
- De meest recente jaarrekening van de organisatie en de exploitatiebegroting van het lopend jaar.
Wij nemen over elk projectjaar een besluit.
Niet eens met ons besluit?
Het kan zijn dat je het niet eens bent met ons besluit over een aanvraag en onze verklaring hiervoor. In dat geval biedt het Reglement voor heroverweging uitkomst.
Doelstelling van het reglement:
- Recht doen aan de individuele aanvrager.
- Het verbeteren van de kwaliteit van het bestedingsbeleid van het Oranje Fonds.
