Procedure en beoordeling

Hoe beoordelen wij je aanvraag?

Je hebt een aanvraag bij ons ingediend, maar wat gebeurt er vervolgens? We leggen graag uit welke stappen we nemen. Vanaf het eerste moment zijn er meerdere adviseurs bij betrokken. Een besluit over jouw aanvraag wordt dus nooit door slechts één adviseur genomen.

Stap 1: Registratie

We registreren jouw aanvraag zodra deze via Mijn Oranje Fonds binnenkomt. Jij ontvangt een ontvangstbevestiging met een registratienummer, dat ook jouw dossiernummer is. Dit nummer gebruiken we in al onze verdere correspondentie over jouw project. Houd het bij de hand wanneer je contact met ons opneemt.

Stap 2: Eerste beoordeling

Elke week worden alle nieuwe aanvragen verdeeld over de projectadviseurs. Zij vergaderen wekelijks en beoordelen of een aanvraag bijdraagt aan onze doelstelling en voldoet aan onze criteria. Vervolgens krijgt elke adviseur een aantal aanvragen toegewezen.

• Aanvragen die niet aan de doelstelling en criteria voldoen, worden direct afgewezen. Een projectadviseur informeert de aanvrager zo snel mogelijk over de afwijzingsgrond.
• De overige aanvragen nemen we in behandeling.

Stap 3: Aanvullende informatie

Binnen zes weken na je aanvraag ontvang je bericht van ons. Vaak vragen we nog aanvullende informatie of ontbrekende documenten op. Upload deze binnen vier weken via jouw Mijn Oranje Fonds-account. Hier kun je ook de status van je aanvraag volgen.

Na ontvangst van de gevraagde stukken ontvang je binnen zes weken bericht over de verdere gang van zaken.

Stap 4: Besluitvorming

Positief advies
Zodra de adviseur een compleet beeld heeft van jouw aanvraag, wordt er een advies opgesteld. Afhankelijk van de hoogte van de bijdrage wordt het besluit op verschillende niveaus genomen:

• Tot €10.000: beoordeling door een collega-adviseur.
• Tot €50.000: besluit door projectadviseurs en het hoofd projectadvies.
• Tot €150.000: besluit door het managementteam.
• Boven €150.000: besluit door het bestuur.

Negatief advies
Een negatief advies wordt altijd besproken in de tweewekelijkse vergadering van adviseurs. De aanvrager ontvangt zo snel mogelijk bericht over de besluitvorming.

Stap 5: Goedkeuring en uitbetaling

Is je aanvraag goedgekeurd? Dan ontvang je een officiële toezeggingsbrief met de hoogte van de toegekende bijdrage en de bijbehorende voorwaarden. Binnen 30 dagen moet je de bijgevoegde overeenkomst ondertekend uploaden in je Mijn Oranje Fonds-account. Hiermee ga je akkoord met de afspraken.

Bij de start van je project kun je een voorschotbetaling van 80% aanvragen via Mijn Oranje Fonds. De voorwaarden hiervoor staan in de toezeggingsbrief. Zorg dat je administratie op orde is vanaf de start van je project.

Beoordelingscriteria

Wij beoordelen je aanvraag op basis van verschillende criteria, waaronder:

• Maatschappelijke relevantie: Waarom is dit project nodig en wat voegt het toe?
• Behoefte en draagvlak: Wie hebben er baat bij en hoe blijkt dat?
• Resultaten en impact: Wat betekent het project concreet voor de doelgroep?
• Kwaliteit en haalbaarheid: Is het plan goed onderbouwd en realistisch?
• Vrijwillige inzet: Hoeveel vrijwilligers helpen mee en wat is hun bijdrage?
• Vervolg en continuïteit: Hoe gaat het project verder na de startperiode?

Stap 6: Verantwoording en afwikkeling

Na afloop van het project vragen we om een inhoudelijke en financiële eindverantwoording via Mijn Oranje Fonds. Op basis hiervan bepalen we de definitieve bijdrage. In sommige gevallen kan een deel van het voorschot worden teruggevraagd als blijkt dat de kosten lager uitvallen.

Soms vragen we tussentijdse rapportages, vooral bij meerjarige projecten. Voordat je overgaat tot de verantwoording (afrekening) adviseren wij je om onze Algemene bepalingen door te nemen.

Meerjarige aanvragen
Voor projecten die meerdere jaren lopen, vragen we jaarlijks:

• Een verslag over de behaalde resultaten.
• Een plan voor het volgende projectjaar.
• De meest recente jaarrekening en begroting.

Lees hier meer informatie over de financiële verantwoording en afwikkeling van kosten.

Niet eens met ons besluit?

Ben je het niet eens met onze beslissing of de reden hiervoor? Je kunt een verzoek tot heroverweging indienen. Dit reglement zorgt ervoor dat we:

• Recht doen aan de individuele aanvrager.
• De kwaliteit van ons bestedingsbeleid blijven verbeteren.